Hujjatlar bilan ishlashni optimallashtirishning samarali usullari
Siz ofisingizga yaqinlashasiz va telefon jiringlaganini eshitasiz, siz darhol hamma narsani tashlab, telefonni ko’tarasiz. Bu siz uzoq vaqtdan beri muzokara olib borayotgan muhim mijozdan qo’ng’iroq. Yaqinda o‘ziga jo‘natilgan hujjatdagi ba’zi fikrlarga oydinlik kiritmoqchi. Shundan so’ng, siz ish stolingizdagi ko’plab qog’ozlarni varaqlay boshlaysiz va o’zingizni tartibga keltira olmaganingiz uchun yana bir bor o’zingizni tanqid qilasiz.
Bunday holatlar tez-tez yuzaga keladi va bevosita mehnat vazifalarini bajarish jarayonida turli xil qiyinchiliklarni keltirib chiqaradi. Agar siz hujjatlarni juda kamdan-kam hollarda tahlil qilsangiz, natijalar uzoq davom etmaydi. Bir necha kundan keyin stol yana bir nechta qog’ozlar bilan to’ldiriladi, unda kerakli narsani topa olmaysiz. Mutaxassislarning ta’kidlashicha, qog’ozbozlik ish vaqtining deyarli yarmini oladi, shuning uchun uni to’g’ri tashkil qila bilish kerak. Buning hisobiga mehnat unumdorligini sezilarli darajada oshirish mumkin bo’ladi. Shunga ko’ra, ofisda me’yordan ortiq qolish yoki keyinchalik ular bilan ishlash uchun ba’zi qog’ozlarni uyga olib borish kerak bo’lmaydi.
Hujjatlar bilan ishlashni qanday optimallashtirish kerak
Hujjatlarni optimallashtirish to’g’ridan-to’g’ri butun jarayon sodir bo’ladigan makonni tashkil qilishdan boshlanishi kerak. Agar faoliyat to’g’ridan-to’g’ri hujjatlar bilan ishlash bilan bog’liq bo’lsa, u holda stol yonida hujjatlar kabinetini joylashtirish kerak. Bu samaradorlikni sezilarli darajada oshirishga va asabiylashishni kamaytirishga yordam beradi.
Qog’ozlarni saqlashni qulayroq qilish uchun siz maxsus chuqur tortmalardan foydalanishingiz mumkin. Ular vertikal ravishda joylashtiriladi va fayl ildizlari imzolanadi, shunda qidiruv minimal vaqtni oladi.
Qulaylikning juda yaxshi ko’rsatkichi hujjatlar saqlanadigan maxsus devor cho’ntaklari tomonidan ko’rsatildi. Normativ-huquqiy hujjatlar yoki maxsus adabiyotlar ish stoli ustidagi alohida javonda joylashgan bo’lishi mumkin.
Ish joyingizni to’g’ri va samarali tashkil etishga muvaffaq bo’lganingizdan so’ng, hujjatlarni to’g’ridan-to’g’ri tartibga solishni boshlashingiz mumkin. Birinchi narsa – ishlatilmaydigan narsalarni tashlab yuborish. Bu eski jurnallar, turli bukletlar yoki qoralama va nusxalar bo’lishi mumkin. Qolgan hamma narsa uchun siz maxsus papkalarni yaratishingiz kerak. Ularning barchasi kerakli hujjatni topishni oson va tezlashtiradigan nomga ega bo’lishi kerak. Albatta, hozir kerak bo’lmagan oz miqdordagi qog’ozlar qoladi, lekin hali ham kerak bo’lishi mumkin, shuning uchun ularni tashlamaslik kerak. Bunday vaziyatda hujjatlar ro’yxati tuziladi, ular papkalarga va arxivga joylashtiriladi.
